DOFO i praksis - et eksempel fra NETOP Frederiksberg

NETOP Frederiksberg har lige fået DOFO. Skolelederen taster skolens stamoplysninger ind i DOFO:

• skolens adresse
• skolens tillidspersoner (skoleleder, bestyrelse osv.)
• undervisningslokaler (adresser osv.)
• evt. specielle satser for kommunen

Kursusprogrammet
Nu er selve aftenskolen NETOP Frederiksberg på plads. Nu når vi til foråret, og NETOP Frederiksberg skal til at lave programmet for efteråret. Skolelederen har en række kurser på plads, så hun taster følgende oplysninger ind i DOFO:

• bevilling fra kommunen (så DOFO kan holde øje med, hvor mange hold der kan sættes i gang)
• underviserne (fag, adresser, andre kontaktoplysninger)
• kurserne (beskrivelse, tid, varighed, sted, underviser, minimum og maksimum antal deltagere osv.)

Når alle relevante oplysninger om kurserne er tastet ind, kan skolelederen trykke på knappen ’Udskriv til program’. Så udskriver DOFO en fil, som skolelederen sender til trykkeren, der sætter teksten pænt op til skolens program.

Tilmeldinger og indskrivning
Når vi så når til efteråret og programmet er udsendt, så begynder deltagerne at ringe til foreningen for at tilmelde sig. Efterhånden som tilmeldingerne kommer, skriver skolelederen deltagerne ind i DOFO og klikker dem ind på de hold, de tilmelder sig, og samtidig kan hun også klikke af om de forskellige forhold omkring deltagerne (handicap, pensionist eller andet). Undervejs kan skolelederen se oversigter over, hvor mange der er på de forskellige hold. Og DOFO gør selv opmærksom på, når et hold er stort nok til at blive oprettet, og om det er fuldt booket. Man kan også sætte folk på venteliste, hvis holdet er fuldt.

Sidst på dagen – eller en gang om ugen – alt efter hvad der passer – kan skolelederen klikke på ’Udskriv girokort’, og DOFO udskriver så girokort til dagens tilmeldte deltagere.

DOFO på hjemmesiden
Når alle data er tastet ind, kan DOFO automatisk lægge kurserne ud på foreningens hjemmeside, der er forberedt til netop dette. Og fra hjemmesiden vil deltagerne selv kunne tilmelde sig kurserne – og endog selv betale over Internettet. Så kan skolelederen nøjes med at tage telefonen for de få, der stadig ringer og ellers følge med i DOFO efterhånden som holdene fyldes op, og betalingerne kommer ind.

Holdstart
Når holdene skal til at gå i gang, klikker skolelederen på ’Udskriv holdlister’, og DOFO udskriver så en liste over deltagerne med alle nødvendige oplysninger til underviseren. Man kan også lave et velkomstbrev, som så kan brevflettes med deltagernes adresser og skrives ud til disse.

Løbende holder DOFO øje med, hvor mange hold der bliver sat i gang, og dermed kan DOFO også holde styr på, hvor meget af det kommunale tilskud, der bliver brugt.

Aflønning
Efterhånden som undervisningen går i gang skal underviserne til at have løn. Da DOFO har alle oplysninger om, hvilke hold, der er sat i gang og med hvilke undervisere samt antal lektioner, er det let at skrive lønoplysninger ud og sende dem til Kerteminde, der laver løn (DOFO bliver opdateret centralt, så man skal ikke tænke på, hvad det aktuelle løntrin er. Det klarer DOFO selv.).

Indberetning
Når året er gået, og NETOP Frederiksberg skal til at indberette til kommunen og til landssekretariatet, så klikker skolelederen blot på den knap, der udskriver en indberetning, og så finder DOFO automatisk de relevante tal frem. Så er det blot at få papirerne underskrevet af revisoren og sende dem af sted.

Næste sæson
Og når næste sæson går i gang, har DOFO allerede en masse oplysninger, som skolelederen slipper for at taste ind igen. Det er blandt andet en stor fordel under indskrivningen til den nye sæson. De fleste deltagere har gået på kursus før, og deres oplysninger står der allerede. Så er det blot lige at tjekke, at de ikke er flyttet, og ellers bare at klikke dem ind på det rigtige kursus.

OBS!
Det lyder alt sammen meget let – og det er det faktisk også. Blot skal man huske på, at det som med alle nye værktøjer kræver, at man lærer at bruge dem ordentligt. Derfor tilbyder NETOP gratis kurser og support til alle lokalforeningerne. Men vi er overbevist om, at så snart man har lært at bruge DOFO, så vil hverdagen i aftenskolen blive en del lettere.