Regnskabsfører

Af mange grunde er det bedst, at foreningen udpeger en person, der er ansvarlig for foreningens regnskab. I mange tilfælde er det oplagt, at skolelederen varetager denne opgave, men det kan også være en udpeget kasserer eller lignende, så man fordeler opgaverne og arbejdet på flere personer. Hvis man tilmed har en person i bestyrelsen, som har en regnskabsmæssig baggrund, er der indlysende fordele i at lade vedkommende stå for foreningens regnskab.

Uanset hvem der er foreningens regnskabsfører, følger her en oversigt over de opgaver og forpligtelser, der følger med titlen.

Ny regnskabsfører
En ny regnskabsfører skal ved overtagelsen af et regnskab kontrollere at kontante penge og beløb på bank- og girokonti stemmer med det ajourførte regnskab. Desuden kontrolleres bilag for perioden siden sidste revision.

Ansvar
Regnskabsføreren har sammen med bestyrelsen ansvaret for foreningens økonomi. Regnskabsføreren har det daglige ansvar for kasse, bank- og girokonto og må sørge for, at der til bestyrelsesmøderne kan gives en oversigt over foreningens økonomiske stilling. Regnskabsføreren har også til opgave at følge udgifter og indtægter og se til, at de holder sig inden for rammerne af et evt. budget, og meddele bestyrelsen, hvis der kommer væsentlige afvigelser hertil.

Kassebog
De fleste foreninger har ikke brug for dobbelt bogholderi. Det er tilstrækkeligt med enkelt bogholderi. I meget små regnskaber kan man nøjes med 2 kolonner. En til indtægter og en til udgifter. Men det giver en god daglig regnskabsoversigt, når der i kassebogen indføres indtægts- og udgiftskolonner for: Kasse, Bank og Giro. Og det letter årsopgørelsen, hvis der er kolonner til opdeling af de indtægts- og udgiftsposter, som ønskes med i årsopgørelsen.

Bilag
Bilag for alle indtægter og udgifter samles i et ringbind med fortløbende numre.  Bilagsnumrene indføres i kassebogen ud for de pågældende poster.

Bank- og girokonti
Regnskabsføreren må drage omsorg for, at kontanter og eventuelle bankbøger opbevares på betryggende måde og adskilt fra private midler.  Flest muligt af foreningens midler skal opbevaret i pengeinstitut. Herved sikres størst mulige renteindtægter og sikring mod tab ved tyveri og lignende.

Driftsregnskab og status
Ved regnskabsåret afslutning samler regnskabsføreren de forskellige poster i nogle indtægts- og udgiftsgrupper og opstiller et driftsregnskab, der udviser foreningens overskud eller underskud. Samtidig foretages status over foreningens formue. Her anføres beholdninger ved årets begyndelse og slutning for kasse, bank- og girokonti. Desuden opgøres skyldige beløb og tilgodehavender vedrørende regnskabsåret. Skyldige beløb kan fx være feriepenge, og tilgodehavender kan være manglende kommunale tilskud. Regnskabsoversigten med revisorunderskrifter kopieres og uddeles på generalforsamlingen.

Revision
Regnskabsføreren skal sørge for, at regnskabet revideres af foreningens revisorer inden den ordinære generalforsamling.

Regnskabsføreren skal når som helst være parat til at fremlægge kassebogen og dokumentere midlernes tilstedeværelse i kassen og på bank- og girokonti, når revisorer eller formand forlanger det (såkaldt uanmeldt revision).

Revisorer og formand har pligt til at foretage uanmeldt revision, og det er således ikke et udtryk for mistillid til regnskabsføreren.