Et budget er foreningens forventninger og mål for fremtiden omsat til og udtrykt i talstørrelser.
Det aktivitetsbudget, som ligger til grund for ansøgningen til kommunen, er også grundlaget for skolens budgettering. Budgettet er lønomkostninger, kommunalt tilskud, deltagerbetaling, administrationsomkostninger m.v.
Budgettet er en nøjagtig beskrivelse af de økonomiske konsekvenser af skolens planlagte aktiviteter for den følgende periode. Der bør som hovedregel altid foreligge et budget, der dækker det følgende år, og som nøjagtigt angiver de beløb, som det kommende års regnskab forventes at komme til at indeholde.
Budgettet kan være delt op på måneder eller kvartaler, således at man måned for måned eller kvartal for kvartal kan følge op på resultatet.
Budgettet opstilles på samme måde som foreningens regnskab, så man løbende kan sammenligne budgettet med bogholderiet.
En sådan opfølgning og kontrol vil ofte medføre, at det bliver nødvendigt at foretage ændringer af budgettallene for de efterfølgende måneder.
Hvorfor skal vi budgettere?
Meningen med at budgettere er, at de planer vi har for fremtiden - gennem overvejelser, vurderinger og undersøgelser sammenholdt med erfaringer fra tidligere år og eventuelle tidligere budgetlægninger - udmøntes i fremtidige indtægter og udgifter.
Det vil sige, at budgettet er udtryk for realistiske betragtninger og vurderinger om fx ønskede aktivitetsudvidelser eller -indskrænkninger og nye tiltag og disses indflydelse på foreningens økonomi.
Budgettet skal også ligge til grund for beregningen af det administrationsbidrag, som kursisterne skal betale.
Driftsregnskabet som udgangspunkt
I budgetlægningen går man fra det kendte til det ukendte.
Der tages udgangspunkt i det seneste driftsregnskab samt det eventuelle delregnskab for indeværende skoleår, idet man derved drager nytte af de erfaringer, som det sidste år har givet, samtidig med at man sikrer sig, at man får alle indtægter og udgifter med i budgettet.
Hertil kommer planlagte udvidelser eller indskrænkninger af aktiviteter og nye tiltag og de dermed forbundne udgifter og indtægter, vurderet så realistisk som muligt.
Budgetovervejelser i henhold til folkeoplysningsloven
Folkeoplysningsloven giver mulighed for stor selvbestemmelse og egenforvaltning af det tilskud som foreningen bliver tildelt, og det er vigtigt at fastholde,
- at vort tilskud er et fast beløb, uanset hvor få eller hvor mange timer (og dermed hold) vi sætter i gang
- at vi kun skal betale tilskud tilbage i de tilfælde, hvor vi IKKE opfylder lovens krav om, at vort tilskud maksimalt kan udgøre 1/3 af den faktisk udbetalte lønsum (både leder- og lærerløn) - dog evt. 8/9 af lønsummen vedrørende handicapundervisning (alt efter lokale bestemmelser).
Dette medfører, at bestyrelsen og lederen allerede i forbindelse med udarbejdelse af budgettet for det kommende år, må gøre sig nogle holdningsmæssige og prioriteringsmæssige overvejelser, der tager deres udgangspunkt i ovennævnte.
Budgetudarbejdelse
Efter at have lavet et aktivitetsbudget og dermed fastlagt disse forudsætninger for det kommende år, skal man begynde at regne på de økonomiske konsekvenser.
I forbindelse med dette er det væsentligt at fastslå,
- at budgetudarbejdelsen skal tage udgangspunkt i hvor mange løntimer, skolen regner med at afvikle
- at man ikke i budgetudarbejdelsen bruger de opgjorte undervisningstimer (undtagen til fordeling af tilskud).
Argumentet for dette er en betragtning, der går ud på, at den alt overvejende udgift for dette år er lønudgiften, mens undervisningstimerne kun bestemmer størrelsen af tilskuddet.
Med andre ord: Man skal ikke i udgangspunktet lade sig begrænse af tilskuddet fra kommunen. De har baseret dette tilskud på et antal deltagertimer og et nøgletal, men hvis skolen mener at der er basis for et højere aktivitetsniveau, skal nøgletallet være et andet end det kommunen har brugt til beregningen.
Ud fra de valgte forudsætninger, kan vi beregne deltagernes andel af lønudgiften, samt størrelsen af administrationsbidraget pr. deltager. Når disse beregninger er foretaget på de forskellige tilrettelæggelsesformer, har vi kun tilbage at udregne de totale årlige budgettal:
- forventede totaludgifter til aflønning
- forventede totalindtægter fra deltagerne.
Med hensyn til vurderingen og fastlæggelsen af de forventede udgifter til de faste administrationsomkostninger, vil budgettallene fremkomme ved en vurdering af tidligere års tal sammenholdt med en konkret vurdering af forventningerne til det kommende år (normal prisstigningstakt, ekstraordinære udgifter osv.).
