Grundprincippet i moderne bogføring er det dobbelte bogholderis princip. Princippet er, at alle poster i et regnskab registreres to gange, men med modsat fortegn. Da de to sæt af registreringer, hhv. debet og kredit, skal have samme størrelse, sikres et grundlag for orden i bogføringen. Endvidere indebærer princippet en opdeling i driftskonti, hvorpå udgifter og indtægter registreres, og i balancekonti, hvorpå aktiver, egenkapital og gæld registreres. Skolens driftskonti danner udgangspunkt for regnskabets driftsregnskab; balancekontiene danner udgangspunkt for regnskabets status.
Bevægelser (udgifter, indtægter, aktiver og passiver) registreres regelmæssigt. Hertil anvendes et kartotek bestående af kontokort, en såkaldt kontoplan.
Antallet af konti afhænger af, hvor mange poster man ønsker, at årsregnskabet skal indeholde. Jo mere specificeret en omkostnings-opdeling man ønsker, des flere omkostningskonti må man have.
Tilsvarende gælder for årsregnskabets øvrige poster. Der er dog intet i vejen for, at man kan have flere omkostningskonti end svarende til antallet af omkostningsposter i årsregnskabet. Ofte ønsker man en mere detaljeret opdeling af omkostninger til brug for regnskabsanalyser og budgettering, end det fremgår af årsregnskabet.
Men som udgangspunkt skal man have så få omkostningsarter som muligt, fordi det letter det daglige arbejde, og man kan altid udvide mængden, når behovet viser sig.
Her følger et forslag til en kontoplan for en forening:
DRIFTSREGNSKAB (driftskonti)
| Indtægter: |
Udgifter: |
| 1000 Deltagerbetaling |
2000 Løn til lærere |
| 1010 Kommunalt tilskud |
2010 Løn til leder |
| 1020 Andre indtægter |
2020 Lokaleleje |
| 1030 Renter |
2030 Kontorhold |
|
2040 Porto |
|
2050 Gebyrer |
|
2060 Renter |
STATUS (balancekonti)
| Aktiver: |
Passiver: |
| 6000 Kasse |
7000 Kreditorer (dem vi skylder) |
| 6010 Bank |
7010 Forudbetalt kursusgebyr |
| 6020 Giro |
9000 Egenkapital |
| 6030 Debitorer (dem der skylder os) |
|
| 6040 Forudbetalinger |
|
Landssekretariatets regnskabskonsulent kan give yderligere vejledning i bogføring. Kontakt sekretariatet og aftal et evt. minikursus.
