Ifølge Bogføringsloven påhviler det stort set alle, der driver virksomhed, fx selskaber, foreninger og selvejende institutioner, at føre forretningsbøger på en ordentlig og omhyggelig måde af hensyn til kreditorer og offentlige myndigheder - og ikke mindst sig selv.
Bogføring er registrering af kontibevægelser enten i en kassebog eller, som det sker i mange foreninger, i et edb-bogføringssystem.
Løbende bogføring
For hele tiden at have et overblik over, hvordan skolens økonomi ser ud, bør regnskabsføreren bogføre udgifter og indtægter i takt med, at de afholdes/indgår.
På den måde bliver han/hun i stand til løbende at holde bestyrelsen underrettet om, hvordan skolens økonomi udvikler sig.
Bogføringen kan ske manuelt i en kolonnebog og kan, når skolen vokser sig større, med fordel foregå via PC.
Alle bogførte transaktioner skal være dokumenteret ved bilag, som skal opbevares i fem år.
Bogføringen sker ved, at hvert enkelt udgifts- eller indtægtsbilag forsynes med et fortløbende bilagsnummer og samles i en mappe, hvorefter udgiften/indtægten registreres på de pågældende konti.
Valg af bogholderisystem
Valget står mellem kolonnebog og edb.
Falder valget på EDB findes der på markedet mange gode bogføringssystemer.
Det er vigtigt at sikre sig før køb:
- at der er gode manualer (på dansk!) og
- at der mulighed for support fra leverandør
Har skolen ikke adgang til en PC’er, findes købet af et bogføringssystem for dyrt eller er bilagsmængden meget lille (færre end 200 bilag pr år), er en kolonnebog en udmærket løsning.
Enkelt eller dobbelt bogholderi?
Den 'mest korrekte' måde at lave et bogholderi på er efter det dobbelte bogholderis princip. Dette princip arbejder alle professionelle bogholdere efter, men det er mere kompliceret end det enkelte bogholderis princip. Det dobbelte bogholderi indeholder nogle rutiner, der gør det sværere at lave fejl - og lettere at finde evt. fejl, men det kræver en grundig indføring, hvor det enkelte bogholderi er lettere at gå til.
Derfor anbefales mindre skoler med et overskueligt antal udgifter og med en regsnkabsfører, der ikke har erfaring med bogholderi, at benytte det enkelte bogholderi .
Større skoler med mange aktiviteter og dermed udgifter bør benytte det dobbelte bogholderis princip.
Læs mere om det dobbelte bogholderis princip og det enkelte bogholderis princip her.
Landssekretariatets regnskabskonsulent kan give yderligere vejledning i bogføring. Kontakt sekretariatet og aftal et evt. minikursus.
