Protokol og referat

Efter et hvert bestyrelsesmøde er der en række procedurer, som foreningen bør indarbejde. Det drejer sig primært om at beskrive mødernes forløb og ikke mindst beslutninger ned, så man altid kan gå tilbage og se, hvad man besluttede ved at tidligere møde.

Protokol
Der kan føres protokol for bestyrelsesmøder på to måder:

• Protokol på løsark
• Protokol i bogform

Protokol på løsark
Løsark er det nemmeste.
Det kræver blot et nummersystem:

• Fortløbende numre på alle siderne eller
• Fortløbende numre på møderne og dagsordenpunkterne.

Siderne kan inddeles i to spalter med dagsorden i venstre side og referat i højre side.
Man kan også skrive dagsordenpunkterne på tværs af hele siden og  lave plads under hvert punkt til referat.
Ved brug af edb er det sidste mest pladsbesparende.
Når referatet er indskrevet fjernes evt. overflødig plads.
Referatet kan f.eks. skrives i kursiv, eller det kan indrykkes i forhold til dagsordenpunktet.

Protokol i bogform
I en protokol i bogform må man starte hvert møde med angivelse af:

• Tid.
• Sted.
• Plads til at notere evt. afbud.
• Dagsorden.

Hvis hele dagsordenen indskrives som indledning, skal hvert dagsordenpunkt indledes med ordene:
”Ad. dagsordenens punkt 1”  - eller blot ”Ad 1”.
Dagsordenen kan også bruges som indledning til hvert enkelt punkt.

Beslutninger
Uanset protokoltype skal alle beslutninger nedskrives.
Det skal anføres, hvem der er ansvarlig for beslutningens udførelse.
Der kan anføres evt. afstemningsresultater, hvis det ønskes.
Særstandpunkter og mindretalsudtalelser anføres efter ønske.
Protokollen skrives med håndskrift - eller evt. på PC - under møderne og underskrives af alle tilstedeværende inden mødets afslutning.
Ved anvendelse at løsark er det de underskrevne ark, der udgør protokollen.
Det renskrevne referat kan efterfølgende ophøjes til protokol, såfremt det underskrives af de samme personer.

Referat
Beslutningsreferatet udsendes til alle medlemmer af bestyrelsen.
Med brug af edb er det blevet nemt at renskrive protokollen.
Man kan naturligvis nøjes med at udsende en kopi af protokollen, men det ser godt ud med et renskrevet referat.

Opbevaring
Protokollen skal opbevares på betryggende vis hos formanden eller sekretæren efter bestyrelsens beslutning.